Het opstellen van een out of office bericht

Wil je voorkomen dat jij tijdens jouw vakantie of vrije dag(en) wordt gestoord door klanten of medewerkers? Dit doe je eenvoudig door het opstellen van een out of office bericht, die je inplant voor de periode waarin jij afwezig bent. Zo’n soort bericht kun je overigens instellen voor diverse redenen, zoals het feit dat jij voor een langere periode afwezig bent, je minder makkelijk te bereiken bent of omdat je voor een kortere periode niet op kantoor bent en als je helemaal niet meer terugkomt op jouw werk. Hoe je een out of office bericht goed opstelt, lees je hieronder. Zo voorkom je klanten die niet geholpen worden en hier misschien ontevreden over zijn en is jouw mailbox niet een grote chaos.

De punten die je moet verwerken in een out of office mail

Het is belangrijk dat je een aantal punten verwerkt bij het opstellen van jouw afwezigheidsmail. Dit is specifiek belangrijk om klanten en collega’s goed te informeren en hen op de hoogte te stellen van wat zij van jou of het bedrijf kunnen verwachten. Wat zet je dan in die mail? Onder meer het volgende:

• Start jouw out of office bericht met de periode wanneer je afwezig bent.
• Vermeld waarom je niet aanwezig bent, bijvoorbeeld in verband met gezondheidsproblemen, verlof, werktrip of het vertrek naar een andere functie.
• Laat weten wanneer je weer terug bent en jouw taken weer oppakt.
• Sluit de afwezigheidsmail af met informatie hoe jouw klant wel geholpen kan worden, bijvoorbeeld in het geval van urgente zaken. Hierbij kun je bijvoorbeeld een alternatief e-mailadres opgeven van een collega of hen adviseren om het algemene nummer te bellen, waar de receptioniste hen doorverbindt met de juiste persoon. Als je het bedrijf volledig verlaat of een andere functie gaat vervullen, zet dan ook in jouw mail wie jouw opvolger is en hoe zij hen kunnen benaderen.

Aantal extra tips voor het instellen van jouw afwezigheidsbericht

Vaak is de laatste dag voor jouw afwezigheid, bijvoorbeeld als je nog taken moet overdragen op collega’s en klanten moet helpen met laatste afrondingen, enorm druk. Dit zorgt, logischerwijs, voor redelijk wat stress. Door te voorkomen dat je vervolgens ook nog allemaal last-minute e-mails moet beantwoorden, plannen wij onze out of office berichten altijd een dag eerder in. Zo hoef je jouw mailbox niet continu in de gaten te houden en kun je je focussen op jouw laatste taken.

Het is daarnaast ook belangrijk om tijdens jouw afwezigheid geen mails te beantwoorden. Niet alleen zorgt dit voor onduidelijkheid, jouw klanten krijgen in jouw bericht namelijk te zien dat ze een andere collega moeten benaderen, maar je klanten verwachten ook keer op keer antwoord als je wel eenmaal op hun mail ingaat. En juist dat wil je voorkomen.

Een uitstekende out of office mail schrijf je zo

In dit artikel heb je kunnen lezen hoe je een goed out of office bericht schrijft. Gebruik onze tips en je zult niet meer de mist in gaan met het opstellen van deze mails!